assistente al direttore generale

Assistant CEO, funzioni, profilo e altro

Il vicedirettore generale è colui che collabora direttamente con i responsabili dell'azienda, svolgendo una serie di compiti diversi ma molto importanti , evidenziando tra questi l'attenzione al pubblico direttamente e anche telefonicamente, l'organizzazione e il coordinamento delle attività amministrative attività, pianificazione di eventi e riunioni, tra molti altri che descriveremo in dettaglio in seguito.

Il vicedirettore generale deve avere un insieme di competenze e abilità, che iniziano con la facilità di comunicazione, sia orale che scritta, poiché all'interno del suo lavoro deve mantenere un contatto permanente con i diversi dipartimenti che compongono l'azienda.

Principali funzioni

Possiamo citare tra le principali funzioni del vicedirettore generale , le seguenti:

Gestire sistemi informativi e file

Il professionista che lavora in questa posizione ha la responsabilità di ordinare tutto ciò che riguarda i file dell'azienda, che raccolgono molte informazioni nel tempo, ogni informazione è essenziale, essendo molto importante poterle individuare in un secondo momento che rende mancanza.

Con l'avvento della tecnologia questo compito tende ad essere più facile, oltre al fatto che la digitalizzazione consente immediatezza e risparmio di spazio in ufficio; in precedenza era immagazzinata una grande quantità di carta.

Organizza e gestisce le agende e le comunicazioni del management dell'azienda

Chi ricopre la carica di vicedirettore generale accompagna il direttore nel lavoro di strutturazione delle giornate lavorative, ricordandogli anche l'ordine del giorno. Gli incontri e gli impegni, come gli appuntamenti, devono essere molto ben organizzati e vanno portati a termine, per questo vanno pianificati con cura, facendolo in tempi realistici, affinché possano essere adempiuti.

Organizzare eventi, riunioni e atti a livello aziendale

Chi occupa questa posizione all'interno di qualsiasi ente o società, è incaricato di comunicare le chiamate, l'orario di inizio delle riunioni e anche la chiusura delle stesse, inoltre, è incaricato di gestire tutti i dettagli affinché la riunione si svolga così come è stato fornito.

Come se non bastasse, si occupa della pianificazione di eventi aziendali, visto che è sempre più frequente che le aziende realizzino questo tipo di eventi.

Servizio telefonico e mansioni di reception

Il telefono continua ad essere un validissimo mezzo di interazione, per questo il vicedirettore generale si occupa di rispondervi, diventando la persona che rappresenta l'azienda, per questo è lui che si occupa direttamente del cliente. Inoltre, quando qualcuno arriva in ufficio per parlare con il direttore, è lui che li riceve e li accudisce, allo stesso modo è anche lui che li licenzia al termine del loro incontro.

Questo professionista è un assistente personale del direttore, il che significa che il suo lavoro è di grande importanza all'interno dell'azienda.

Qual è il profilo professionale che deve avere il vicedirettore generale?

Un vicedirettore generale deve avere il seguente profilo :

• Avere un'ottima comunicazione orale e scritta , ma non solo nella lingua madre, ma in almeno due lingue straniere.
• Padroneggia Internet e anche vari strumenti per l'ufficio.
• Avere la capacità adeguata di agire rapidamente e con precisione se si verificano eventi imprevisti.
• Ispira fiducia e lavora anche con riservatezza.
• Saper pianificare e organizzare.
• Avere la capacità di lavorare in squadra .
• Avere intelligenza emotiva .
• Sii puntuale e molto responsabile.
• Saper prendere decisioni , cioè avere autonomia, per la quale è necessario avere un pensiero critico.

È anche importante che il vicedirettore generale abbia la capacità di lavorare in squadra, ma deve avere il supporto del resto dei dipendenti in modo da raggiungere scopi e obiettivi comuni.

Questo assistente lavora in costante collaborazione con il direttore dell'organizzazione , motivo per cui, all'interno dell'organigramma aziendale, si trova accanto a questa figura, motivo per cui deve avere due qualità fondamentali: prudenza e discrezione.

Quali competenze devo avere per svolgere questa posizione?

• Avere capacità comunicative, non solo verbali ma anche scritte.
• Avere competenze per lavorare nel servizio clienti.
• Impegnati ad imparare e anche a migliorare sempre di più.
• Avere competenze informatiche.
• Avere capacità di gestione.
• Avere abilità per scrivere e-mail, lettere e simili.
• Sii molto organizzato.
• Avere conoscenza della pianificazione.

Principale differenza tra un assistente amministrativo, un assistente esecutivo e un assistente di direzione generale

La differenza principale tra un assistente amministrativo , un dirigente e un assistente alla direzione generale sono i loro supervisori, perché mentre un assistente esecutivo e un assistente alla direzione generale lavorano fondamentalmente per una persona, l'assistente amministrativo lavora per un'intera squadra. , per un reparto o ufficio.

Inoltre, anche le funzioni che svolgono variano, l'assistente esecutivo svolge compiti di maggiore autonomia, ma quelli dell'assistente amministrativo, come suggerisce il nome, svolgono compiti di natura amministrativa, che incidono direttamente su tutto ciò che viene a essere l'operatività di l'azienda o l'organizzazione in cui lavorano.

Che opportunità di lavoro ha un vicedirettore generale?

La persona che svolge in questa posizione può lavorare nell'assistenza non solo della direzione generale, ma anche di diverse posizioni in un'azienda, istituzione o organizzazione, poiché sono altamente formate per lavorare in piccole, medie e grandi aziende in vari campi, in cui avrà la possibilità di collaborare in ambito amministrativo ed esecutivo . Allo stesso modo, puoi realizzare un'impresa personale o lavorare in organizzazioni pubbliche. Quindi, se decidi di prepararti in questo settore, puoi assicurarti il tuo lavoro futuro, tenendo sempre conto che devi assumerti ciascuno dei tuoi compiti in modo responsabile e con eccellenza.

I vantaggi di studiare per diventare assistente del direttore generale

Uno dei grandi vantaggi di studiare per ricoprire questa posizione è che ci sono molte e varie opzioni di lavoro , poiché c'è chi si concentra sulla ricerca dell'assistenza di posizioni senior, ma ce ne sono altri che ampliano le proprie possibilità verso aree amministrative e contabili. .

Svantaggi di studiare per questa posizione

Il grande svantaggio che esiste è che c'è una grande concorrenza per quanto riguarda il mercato del lavoro , poiché non si tratta solo di coloro che si sono specializzati nell'area attraverso il completamento dei corsi, ma ci sono molti studenti, che mentre quando finiscono loro carriera, cercano questo tipo di lavoro per pagarsi gli studi.

Studi ufficiali per diventare assistente del direttore generale

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