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L' assistente amministrativo appartiene a una scienza sociale il cui oggetto di studio è la struttura e il funzionamento delle organizzazioni umane . L'amministrazione è preposta alla pianificazione , organizzazione , direzione e controllo del talento umano , delle risorse materiali e delle risorse finanziarie per l'ottenimento dei benefici.
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Questa area di conoscenza è responsabile dell'esecuzione dell'analisi organizzativa Di gruppi sociali che perseguono un obiettivo specifico e devono agire secondo gli standard di efficacia e prestazioni che consentono loro di raggiungere il massimo produttività .
Vediamo cosa fa un assistente amministrativo!
L' assistente amministrativo è una persona formata per assistere altri professionisti nello sviluppo delle varie attività che fanno parte del processo amministrativo, al fine di organizzare e disporre delle risorse necessarie per il raggiungimento degli obiettivi istituzionali.
Questo tecnico deve avere conoscenza ed esperienza in standard di qualità, pubbliche relazioni , protocollo, servizio clienti e fornitori, IT o marketing, tra gli altri aspetti che gli consentono di svolgere il proprio lavoro e crescere all'interno della struttura interna dell'azienda.
Sebbene questa figura non sia ad un livello gerarchico elevato all'interno dell'organigramma dell'azienda, va notato che l'azienda non funzionerebbe in modo corretto ed efficiente se non ci fosse l' assistente amministrativo . Le innumerevoli funzioni quotidiane che questo professionista svolge nelle organizzazioni umane devono essere considerate per valorizzarne e apprezzarne l'importanza.
La presenza dell'assistente amministrativo in azienda è fondamentale. Dal loro operato e dal corretto svolgimento delle loro funzioni dipende l'adeguato utilizzo delle informazioni e il buon funzionamento dei sistemi amministrativi .
Per sviluppare qualsiasi professione, sono necessarie alcune qualità essenziali. Proprio come un leader deve raccogliere determinate caratteristiche affinché il gruppo raggiunga i suoi obiettivi, un assistente amministrativo deve far funzionare tutta la macchina amministrativa di un'azienda.
Per questo, un assistente amministrativo deve avere la capacità di convocare le persone, una profonda conoscenza del manuale aziendale e dell'organizzazione, la disponibilità a lavorare in squadra e una buona ortografia.
D'altra parte, un assistente amministrativo deve essere un esperto quando si tratta di contabilità. Devi anche gestire il tuo tempo in modo efficace ed essere aggiornato su tutti i processi della Pubblica Amministrazione in modo che l'azienda possa trarne vantaggio o tutelarsi.
Pertanto, l'assistente amministrativo ha caratteristiche diverse che devi tenere in considerazione se vuoi specializzarti in quest'area .
L' assistente amministrativo svolge un numero significativo di funzioni. In generale, è al servizio di un superiore all'interno dell'azienda e le sue funzioni in un'organizzazione includono: aggiornamento, registrazione e archiviazione delle informazioni, gestione degli ordini del giorno, archiviare documenti, gestire la posta elettronica, svolgere procedure e presenziare al pubblico.
Unisciti a me per studiare alcune delle sue funzioni in modo più dettagliato:
I loro compiti in quest'area includono tutto ciò che corrisponde alla registrazione di informazioni come orari di arrivo , orari di partenza, assenze e ore lavorate . Comprende anche la ricezione di richieste e reclami da parte dei lavoratori, quali: certificati di lavoro , dimissioni, benefici e permessi speciali.
Quando si tratta di piccole aziende dove la quantità di documenti gestiti non è grande, l' assistente amministrativo è solitamente incaricato di ordinare, classificare e conservare i file nell'archivio .
Include quelle attività relative all'invio di messaggi in formato digitale, al servizio telefonico , alla riproduzione fotostatica di documenti e alla gestione degli input.
In alcune aziende dove viene gestita una piccola busta paga di dipendenti, l'assistente amministrativo svolge mansioni di contabilità , che, in termini generali, consistono nel calcolo degli stipendi , delle ritenute fiscali, dei costi dei fornitori , dei contributi previdenziali e nella predisposizione delle fatture.
Copre tutte le attività relative alla direzione, al controllo e al monitoraggio dell'invio e della ricezione dei pacchi. La tua missione a questo punto è garantire che tutto arrivi sano e salvo a destinazione.
Comprende compiti di scrittura di lettere, relazioni e trascrizione di testi da una bozza o da una voce registrata.
In sintesi, l' assistente amministrativo è fondamentale in qualsiasi azienda perché contribuisce al corretto funzionamento dei sistemi amministrativi ed è un elemento fondamentale per il raggiungimento degli obiettivi istituzionali .
La formazione continua è la chiave per sviluppare le competenze necessarie per raggiungere il successo professionale in questo campo. Attualmente esistono studi ufficiali che permettono di esercitare questa professione.
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Uno dei requisiti principali per essere un assistente amministrativo, oltre a sapere che differenza c'è tra a amministrativo e un assistente amministrativo , è quello di avere le conoscenze necessarie per svolgere ciascuna delle funzioni di lavoro.
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