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Un assistente amministrativo è colui che svolge una pluralità di funzioni, nella maggior parte dei casi, negli uffici centrali di organizzazioni o istituzioni. Le attività degli assistenti amministrativi sono molto varie e sono incaricate di supportare tutte le aree amministrative.
Grazie al profilo professionale di Assistente Amministrativo, in un ufficio tutti i reparti riescono a funzionare ordinatamente. Questo perché le attività dell'assistente amministrativo si basano sul mantenimento dell'ordine e sul corretto funzionamento di un dipartimento.
Se guardiamo al passato, vediamo che anticamente le alte cariche amministrative erano svolte dalla massima autorità, che aveva diverse persone che lo sostenevano in tutto il suo lavoro. Oggi, il ruolo e le attività di un assistente amministrativo assomigliano a quelli di ex collaboratori.
Pertanto, le funzioni e le attività dell'assistente amministrativo sono di grande rilevanza in tutti i campi professionali, poiché questi sono quelli incaricati di accompagnare il professionista o il responsabile di un dipartimento per raggiungere gli obiettivi di un'organizzazione.
L'assistente amministrativo è una delle posizioni più importanti all'interno di un'azienda, poiché sono interdisciplinari e possono svolgere in qualsiasi ambiente o esigenza dell'organizzazione. Inoltre, è essenziale che questo professionista abbia un atteggiamento piacevole e positivo.
Una delle caratteristiche principali di questo professionista è che fornisce un supporto multiplo per varie aree. Pertanto, le attività dell'assistente amministrativo sono molto varie e possono lavorare nelle aree delle risorse umane, della contabilità, delle vendite, ecc.
Naturalmente, per svolgere tutti questi compiti, l'assistente amministrativo deve sviluppare abilità e competenze, dove spiccano pazienza, organizzazione, pianificazione e sviluppo sociale. Inoltre, è necessario disporre della gestione dei programmi per ufficio e della capacità di comunicare con i clienti.
Se sei interessato al lavoro dell'assistente amministrativo , dovresti senza dubbio sapere quali sono le competenze di base di questo professionista. Queste capacità e competenze vengono sviluppate attraverso la formazione e l'esperienza lavorativa.
Queste sono alcune abilità di base che tutti gli assistenti amministrativi devono sviluppare per svolgere correttamente il proprio lavoro . Pertanto, se sei interessato a quella carriera, assicurati di sviluppare e rafforzare queste competenze.
Possiamo dire che le attività di assistente amministrativo sono molto chiare poiché portano al lavoro d'ufficio, di seguito menzioniamo le loro funzioni principali:
Una delle funzioni principali di un assistente amministrativo è aiutare i membri dell'ufficio nella gestione di documenti e file.
Di solito questo lavoro è legato all'organizzazione e alla gestione dei file. Tuttavia, in determinate situazioni nelle attività di un assistente amministrativo potrebbe essere essenziale che scriva, modifichi ed esamini documenti.
L'organizzazione di eventi d'ufficio frequenta la responsabilità e le competenze degli assistenti amministrativi. La misura di tale responsabilità potrebbe essere variabile a seconda delle dimensioni dell'azienda; un evento potrebbe essere semplicemente un incontro di lavoro o un pranzo.
Il servizio clienti è spesso una delle attività più frequenti dell'assistente amministrativo ; Il pubblico di destinazione dipende dalle dimensioni dell'organizzazione e dal suo orientamento commerciale. In questa situazione, la tua competenza sarà quella di guidarli nell'adempimento della loro agenda e degli incontri con la direzione o altre aree dell'organizzazione.
La categoria del servizio clienti include il servizio telefonico.
La gestione del calendario è spesso una delle attività di un assistente amministrativo . Tale competenza comprende la ricezione di richieste di appuntamenti e incontri per telefono, di persona o online, e la loro organizzazione in agenda secondo i criteri definiti.
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In alcuni casi, gli assistenti amministrativi devono avere competenze amministrative contabili , sono responsabili del monitoraggio e della registrazione dei costi che si generano nell'organizzazione; Tali competenze possono essere essenziali, come la registrazione di determinati costi su un foglio contabile .
Anche l'amministrazione delle risorse tecnologiche fa parte delle funzionalità degli assistenti amministrativi, a seconda della loro posizione lavorativa . In questo senso, la loro responsabilità è quella di far funzionare bene ciascuno degli strumenti fondamentali per la gestione dell'impresa.
Il ricevimento, la consegna della corrispondenza e dei pacchi sarà una delle attività dell'assistente amministrativo . Questo sarà a conoscenza del monitoraggio della spedizione e dell'esecuzione dei pagamenti se questo è essenziale; Allo stesso tempo, dovresti gestire la corrispondenza e consegnarla agli appartamenti corrispondenti.
Nelle riunioni è possibile che sia necessaria la presenza dell'assistente amministrativo per prendere nota di quanto affermato e poi trascriverlo in forma scritta. Lo stesso accadrà se alcune conversazioni sono prese dall'audio e devono essere trascritte.
Se quello che stai cercando è diventare un assistente amministrativo, è importante che tu conosca alcune caratteristiche che ti aiuteranno a svolgere le attività di un assistente amministrativo in modo ottimale. Inoltre, queste competenze vanno di pari passo con le tue esigenze personali, quindi puoi sfruttarle in diversi ambiti.
Tra le competenze più importanti segnaliamo:
Dato che conosci le attività di un assistente amministrativo e stai pensando di dedicarti a quest'area di lavoro, dovresti sapere che la cosa più importante è che ti piaccia e ti appassioni a questa posizione. Questo è di grande rilevanza quando si sceglie un lavoro o una carriera professionale, poiché in questo modo si risparmiano delusioni e brutti momenti.
Tuttavia, per occupare questa posizione è necessario avere una formazione specifica. In generale, i lavoratori che lavorano come assistenti amministrativi hanno seguito corsi in un FP in Amministrazione e Finanza, o qualsiasi altro corso ad esso correlato.
Inoltre, puoi anche considerare di studiare una laurea in Economia e gestione aziendale, che ti aiuterà a ricoprire quella posizione o anche posizioni molto più importanti. Tuttavia, questa formazione è molto più lunga e dura circa 4 anni.
Un'altra delle alternative per diventare un assistente amministrativo di successo e specializzato è attraverso i corsi della Euroinnova Business School. In esso puoi trovare un'ampia formazione accademica relativa all'amministrazione e ad altre carriere simili.
Soprattutto, puoi trovare corsi, workshop, diplomi, specializzazioni e master ai migliori prezzi e con la possibilità di richiedere una borsa di studio. Va notato che tutta la formazione Euroinnova ha un diploma certificato approvato da più di 200 paesi.
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