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La logistica aziendale, l'assunzione del personale, l'elaborazione di un manuale normativo e altre mansioni d'ufficio sono inerenti alla posizione amministrativa.Vediamo in questo articolo cos'è un assistente amministrativo e le attività svolte in un'azienda.
Sono quelli incaricati di assistere un responsabile amministrativo e svolgere il tipico lavoro d' ufficio come archiviare documenti, organizzarli, eseguire procedure, coordinare e convocare riunioni, gestire tutto ciò che riguarda gli spazi di gestione, tra gli altri.
Un esempio delle attività svolte dai responsabili amministrativi può essere quando il loro superiore chiede loro di organizzare le fatture per acquisti o acquisti di materiali per semestre. Allo stesso modo, trasmette messaggi tra due società, serve i partner e i clienti di un'azienda.
In Spagna esistono diversi tipi di assistenti a seconda del posto di lavoro. Successivamente, menzioniamo quanto segue.
Per chi ama lavorare nel campo dei gestori amministrativi e territoriali come i Ministeri o gli Enti Pubblici dell'Amministrazione Generale dello Stato.
Svolge il suo lavoro amministrativo nell'Amministrazione generale di una comunità autonoma, cioè in enti o enti da essa dipendenti. È importante aggiungere che un requisito essenziale per lavorare nelle Comunità autonome è la conoscenza della lingua coufficiale.
Le attività amministrative svolte dal tipo di assistente sono nell'ambiente di un municipio o istituzione simile. Si precisa che le funzioni che svolge sono analoghe a quelle svolte nello Stato o Comunità Autonome ma dedicate al servizio di sindaci, consigli e altri enti locali.
Vediamo cosa definisce un assistente amministrativo e le attività che svolge in azienda.
Consiste nel lavoro di organizzazione, conservazione e fotocopiatura dei documenti, invio di sms, email e fax, servizio telefonico, anche supporto logistico , gestione delle forniture d'ufficio come cancelleria e attrezzature, registrazione delle chiamate, messaggi e appunti.
Nonostante attualmente prevalga l'invio di e-mail o messaggi tramite mezzi digitali, sono molte le aziende che continuano a ricevere corrispondenza fisica e il lavoro dell'Assistente Amministrativo include questo tipo di lavoro.
L' assistente amministrativo può svolgere questa funzione purché la quantità di documenti non superi i limiti consentiti, nel qual caso il responsabile è un archivista. Tuttavia, l'assistente può anche garantire che ogni documento sia archiviato o archiviato correttamente e deve cercarlo quando un membro dell'azienda ne ha bisogno.
Attualmente, le aziende utilizzano database progettati con sistemi informatici. Pertanto, per sviluppare questa funzione devi essere addestrato. Vediamo però le attività che può svolgere l' assistente amministrativo , ovvero organizzare, se necessario, la registrazione delle informazioni compilando moduli o scrivendo note.
Tra i suoi compiti vi è la chiamata di nuovo personale, la registrazione delle presenze giornaliere dei dipendenti, delle ore lavorate, dei diritti ai giorni di ferie e dei reclami.
L'Assistente in molti casi deve redigere rapporti, d'altra parte, è anche comune che gli venga chiesto di trascrivere una registrazione.
Altre attività amministrative che questi professionisti svolgono sono il compito di preparare le fatture, calcolare gli stipendi, i contributi previdenziali e l'assicurazione medica e funeraria, nonché le detrazioni fiscali, il costo degli ordini di materiale, tra le altre questioni di natura finanziaria.
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