Attività di un assistente amministrativo

Attività di un assistente amministrativo

Le attività di Assistente Amministrativo consentono il corretto funzionamento del posto di lavoro, ovvero presso l'ufficio di un'azienda privata o di un ufficio della pubblica amministrazione.

I suoi obiettivi sono legati al Dipartimento delle Risorse Umane o RR. H H. di un'azienda, avendo come responsabilità la gestione delle buste paga, della logistica , del reclutamento e dell'assunzione del personale. Per svolgere l' attività di Assistente Amministrativo è necessario essere in possesso del titolo di Tecnico Universitario in Ragioneria, Amministrazione o Relazioni Industriali.

Cos'è un assistente amministrativo?

Inizialmente, le attività di un assistente amministrativo assicurano lo svolgimento delle funzioni di tutti gli elementi che mantengono in funzione un'azienda, un dipartimento o un ufficio. È una posizione con molte responsabilità che semplificano le procedure durante la pianificazione, l'organizzazione, l'archiviazione, il coordinamento, la stesura di rapporti e l'elaborazione di dati matematici.

Profilo professionale

• Conoscere e interpretare le informazioni relative a diverse questioni significative per un'azienda.
• Indispensabile vocazione al servizio.
• Capacità di risolvere i conflitti.
• Gestisci banca dati.
• Gestione centralini telefonici.
• Agilità per stabilire dialoghi in modo chiaro.
• Organizzato e meticoloso nella pianificazione delle attività .
• Competenze essenziali in strumenti tecnologici.

Molte offerte di lavoro offerte da diverse aziende richiedono come requisito fondamentale che la persona che sceglie la posizione sia bilingue e gestisca i programmi Microsoft Office (Excel, Word, tra gli altri).

La domanda nel mercato del lavoro per questi professionisti aumenta così come le richieste, quindi la necessità di sviluppare capacità e competenze consente loro di cercare una formazione in varie aree di studio che sono di interesse per svolgere le attività di un assistente amministrativo in un'azienda . .

È un lavoro che grazie alla globalizzazione e a Internet, una persona che vive in Cile può formare e praticare questo lavoro direttamente con un'azienda in Irlanda, potendo svolgere le attività di un assistente amministrativo online.

Questo tipo di lavoro a distanza nel XX secolo sarebbe alquanto utopico o non esisterebbe, poiché le diverse piattaforme abilitate dalle Tecnologie dell'Informazione e della Comunicazione (ICT), consentono di svolgere le attività di un Assistente Amministrativo in modalità freelance, e consente alle aziende di non cessare le proprie attività anche nel bel mezzo di una contingenza globale dalla comparsa di Covid-19, pur rispettando le misure di prevenzione.

funzioni

• Raccogliere informazioni, rivedere, analizzare e redigere documenti.
• Coordinare riunioni o interviste con manager, fornitori, personale e clienti.
• Aggiornamento e manutenzione delle informazioni nel database aziendale.
• Fai resoconti delle spese e delle forniture per ufficio quando necessario.
• Risolvi qualsiasi problema amministrativo.
• Rispondi e organizza chiamate ed e-mail.
• Ricevere visite e rispondere alle richieste.
• Preparare i viaggi dei dirigenti dell'azienda.
• Supervisionare la portata dei progetti a breve, medio e lungo termine.
• Richiedere la manutenzione e l'attivazione delle apparecchiature che necessitano di riparazione.

Competenze

• Sapere come funzionare in una squadra.
• Nozioni di base di matematica.
• Gestione di programmi specializzati per l'amministrazione.
• Conoscenza delle lingue.
• Elevata comprensione delle relazioni interpersonali.
• Impegnato, responsabile e discreto nel trattamento delle informazioni aziendali riservate.
• Concentrazione e attenzione per raggiungere gli obiettivi.
• Predisposizione per la formazione continua.
• Possedere conoscenze contabili.
• Intraprendere attività in modo indipendente. 
• Pazienza e disponibilità a lavorare in squadra.

Attività di un assistente amministrativo secondo funzioni specifiche

Assistente Amministrativo Finanziario

Le attività di un Assistente Amministrativo Finanziario sono quelle che si occupano degli acquisti e delle acquisizioni di input, redigendo relazioni, contabilità e rendiconti finanziari secondo le regole e le procedure dell'organizzazione.

Assistente amministrativo

L' attività di Assistente Amministrativo , invece, come indica il suo stesso nome, è la persona che si occupa di coadiuvare il professionista in una posizione più elevata, adempiendo agli incarichi di aggiornamento, registrazione, fotocopiatura, protezione fascicoli, segreteria telefonica chiamate ed e-mail.

Assistente amministrativo contabile

In questo stesso senso, l' attività di Assistente Amministrativo Contabile si svolge presso l'Ufficio Contabilità di un Ente, effettuando la registrazione contabile giornaliera, totalizzando i conti, archiviando e controllando ricevute di pagamento, fatturazione, assegni e report da funzioni tecniche.

Attività di un assistente amministrativo secondo il settore economico

Pubblica amministrazione

Le attività di un Assistente Amministrativo in questa agenzia e dipendenza statale consistono nell'aggiornamento di diversi file, attraverso l'uso di tecnologie, creando un database fino a ricoprire la posizione di receptionist.

Possono lavorare in diversi dipartimenti governativi come ministeri, sindaci, senati, governatori, scuole, istruzione secondaria, servizi sociali o altri dipartimenti pubblici.

settore edile

Le attività di Assistente Amministrativo in un'impresa di costruzioni sono le funzioni dell'amministrazione di un'impresa con le caratteristiche del settore delle costruzioni, cioè più specificamente nei lavori delle imprese edili e immobiliari.

Settore Turismo

Allo stesso modo, le attività di un assistente amministrativo nel turismo rappresentano un ampio settore che richiede tecnici che contribuiscano con le loro conoscenze ed esperienze per lo sviluppo del turismo. Le funzioni dell'assistente nel settore turistico sono regolate dalle stagioni, durante ogni stagione i compiti sono svolti nella tesoreria, accoglienza, preparazione dei rapporti di risultati prima della gestione di alberghi e locande, durante e alla fine della stagione.

Assistente esecutivo vs. Assistente amministrativo

Vale la pena, quindi, notare che la posizione di assistente è utilizzata per designare quei professionisti che supportano la gestione di un diretto superiore amministrativo, e le differenze sono segnate da alcune caratteristiche specifiche, ad esempio, il profilo professionale della posizione lavorativa.

• L'assistente esecutivo lavora in gran parte per una sola persona mentre l'assistente amministrativo lavora in un dipartimento.
• Le decisioni prese dall'Assistente Amministrativo sono importanti, poiché possono coinvolgere un gruppo, con esiti positivi o negativi; al contrario, la decisione presa da un assistente esecutivo riguarderà solo un individuo.
• L'assistente esecutivo ha una laurea, mentre l'assistente amministrativo ha un diploma di tecnico universitario.
• Attualmente, molti assistenti amministrativi completano la laurea triennale per aumentare la propria capacità di reddito e optare per offerte di lavoro di persona o virtualmente in varie aziende o settori.
• È importante notare che il termine segretario non è più utilizzato, a causa del suo declino, essendo considerato una qualifica inadeguata, quindi il nome attuale è Assistente.
• Le attività di un Assistente Amministrativo fanno parte dello sviluppo dell'azienda dall'area Risorse Umane o RR. HH., la tua partecipazione è importante perché una tua decisione e il tuo lavoro avranno incidenze produttive o meno, che diventeranno evidenti nel tempo e nella formazione continua.

Dove puoi continuare la tua formazione?

Molte di queste decisioni e interventi saranno svolti da persone che avranno sempre la possibilità di diventare professionali e acquisire sempre maggiori conoscenze grazie alla loro disponibilità ad apprendere.

Allo stesso modo, le opzioni sono aperte attraverso la piattaforma Euroinnova Business School , che ha diversi corsi per la preparazione di Assistenti Amministrativi , con la specialità sia per la Pubblica Amministrazione che per la Pubblica Amministrazione.

Corsi Specializzati in Assistente Amministrativo