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Il segretario esecutivo fornirà supporto amministrativo ai dirigenti e ad altri professionisti. Tra le attività svolte da una segretaria e le sue responsabilità figurano l'uso del computer per scrivere lettere, rapporti e altri documenti, rispondere alle telefonate, organizzare riunioni, ecc.
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I segretari forniscono supporto amministrativo a uno o più capi, anche se alcuni segretari rimangono al servizio di piccoli gruppi o dipartimenti dell'organizzazione.
Gli assistenti amministrativi organizzano e assegnano la priorità alla corrispondenza dell'ufficio per conto del loro capo e generalmente dispongono di un PC o di un sistema fisico di localizzazione dei file.
Le attività svolte da una segretaria sono molto importanti, le qualità del profilo di una segretaria o anche detta assistente amministrativa sono:
Le persone che occupano queste posizioni di grande importanza o con un certo potere hanno bisogno di un assistente o di un segretario che le aiuti a gestire i propri affari e comprendono le attività che svolge un segretario . Per questo motivo, il più comune è che capi, manager, politici, burocrati, ecc. Hanno delle segretarie.
Le attività svolte da un segretario possono variare a seconda dell'attività a cui si dedica il suo capo. Oltre ad aver completato una buona formazione per la posizione di segretario o assistente amministrativo.
Tra le attività svolte da una segretaria , è molto importante avere un ottimo livello di inglese, soprattutto se la posizione richiede di trattare, sia telefonicamente che per iscritto, con consumatori o fornitori stranieri.
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L' attività che svolge una segretaria è quella di offrire supporto e partecipazione al suo Capo affinché possa svolgere appieno il suo incarico all'interno dell'organizzazione, senza ritardi o distrazioni.
Anche se la natura dell'azienda influisce sul tipo di compiti di cui ha bisogno una segretaria, si potrebbe menzionare che le sue funzionalità primarie sono:
È responsabilità della segreteria tenere aggiornata l' agenda della persona per la quale lavora. Tenendo presente che devi essere molto efficiente per non perdere nessun evento importante.
Dovresti rispondere alle chiamate e registrarne il motivo, nonché tutti quei dati che consentono al tuo datore di lavoro di seguire efficacemente la questione.
Oltre ad essere l'individuo che ottiene e gestisce la corrispondenza del suo manager, una segretaria compone, legge, risponde e archivia la maggior parte delle lettere, avvisi, promemoria ed e -mail del suo datore di lavoro .
La segreteria dovrebbe organizzare e mantenere in azienda i set ei mobili dell'ufficio: telefoni, fotocopiatrici, stampanti, proiettori, mobili, schedari, tra gli altri.
Comunemente, un dirigente dovrebbe presentare i suoi rapporti come presentazioni che riassumono e danno priorità alle informazioni. Per questo compito chiede spesso aiuto al suo segretario incaricato.
Le attività svolte da una segretaria variano a seconda delle politiche o delle responsabilità indicate dall'azienda o dall'ente pubblico in cui esercita la professione.
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Il profilo professionale costituisce l'insieme delle conoscenze, delle competenze e delle capacità che la segreteria o la segretaria devono possedere per svolgere efficacemente il proprio incarico professionale in ufficio .
Nella formazione di questo professionista ci sono qualità che dovrebbe avere in modo sostanziale per lo svolgimento dei suoi compiti quotidiani, per fornire un servizio di qualità e calore umano agli utenti, leader e colleghi, al fine di raggiungere gli obiettivi e al allo stesso tempo mantenere una performance istituzionale di alto livello.
Sempre più segretari sono come assistenti perché sono stati coinvolti in procedure amministrative e compiti di supporto di varia natura e per questo devono essere formati e aggiornare le loro conoscenze in tutti gli ambienti di lavoro.
A seconda della posizione e del suo valore, le attività svolte da un segretario sono varie . Una volta che è l'assistente di una persona con una posizione fondamentale, il segretario lavora come assistente amministrativo. In questi casi, le loro occupazioni sono quelle d'ufficio essenziali anche quando ci sono segretarie esecutive che svolgono compiti più rilevanti.
Tra le attività svolte da una segretaria vi sono quelle legate al lavoro d'ufficio. Così com'è, svolge compiti come rispondere a telefonate e visite, ricevere, elaborare e archiviare documenti. Inoltre, dovrebbe riferire i processi al dipartimento corrispondente, elaborare i file, tenere l'agenda del leader, tra gli altri.
Con l'ascesa dei lavori online , nasce la figura delle segretarie online o assistenti virtuali . I segretari svolgono la maggior parte delle attività precedentemente descritte, ma a distanza. In tali casi, le segreterie addebitano i propri servizi a ore oa progetto.
Al momento, i lavori virtuali sono molto impegnativi, tra cui assistenti amministrativi, operatori, ecc. Le attività svolte da una segretaria sono molto importanti per il committente.
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Comunemente attività svolte da una segretaria virtuale di un assistente amministrativo, però la verità è che fa un po' di tutto, vedremo diverse delle sue funzionalità.
Alcune delle attività svolte da una segretaria virtuale sono:
Le attività svolte da un segretario rivestono un ruolo molto importante per il contraente. Questa persona si fida delle informazioni fornite dal suo assistente. Comunemente tra i profili richiesti per questa posizione c'è quello di essere bilingue e la gestione di un'altra lingua è molto rilevante per queste posizioni.
Le attività svolte da una segretaria virtuale contribuiscono a qualsiasi tipo di azienda o imprenditore nelle loro attività quotidiane, perché l'obiettivo della segretaria è quello di avvantaggiare e liberare tempo affinché il leader si dedichi a far crescere di più la sua azienda e ottenere un migliore controllo .di tutti i punti dell'azienda che occupa.
Una segretaria può aiutarti a svolgere compiti che se sei lontano dal tuo ufficio o in viaggio non potresti svolgere, organizzare e svolgere ciascuno dei tuoi compiti in modo più confortevole.
Dispone di tutti i gruppi necessari per discutere il compito, computer, internet, stampante, sito per svolgere il proprio lavoro, strumenti e programmi tecnologici che aiutano nel compito, ecc.
L'azienda non avrebbe tutte quelle spese d'ufficio che le servirebbero per assumere una segretaria, potrebbe assumere ad ore o mensilmente secondo le necessità dell'azienda, al contrario di una persona che fa il suo lavoro con il 100% di tempo vantaggioso, se deve offri vacanze o hai una perdita di personale o stai avviando la tua attività e se la tua attività è virtuale, ecc.
Le attività svolte da una segretaria sono molto importanti, siano esse virtuali o di persona, molte attività importanti dell'azienda dipendono da questo professionista.
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